GC-1700系列： 会议预约系统-系统图

概述：通过预约系统，所有人员可以通过电脑查询所有会议室使用情况，并能够预约处于空闲状态的会议室，同时邮件通知与会人员，而召开的会议信息将同时显示在大屏幕和会议室门口的小屏幕上。

用户登录：用户通过浏览器访问系统服务器；

会议室一览：系统以类似列表的方式展示所有会议室的使用情况，使用户一目了然；

预约会议室：用户确定需要使用的会议室和时间段，进行预约，成功后，其他用户在“会议室一览”中会看到这个会议室某时间段已被占用；

邮件通知：系统可以自动或手动方式邮件通知与会人员；

综合会议显示：在前台、大厅等位置，装设大屏幕电视，滚动显示所有会议信息——会议综合屏；

会议室门口显示：在会议室门口位置装设小屏幕显示设备，显示当前会议状态（正在开的会/空闲），已基本会议室会议日程表——会议预约屏；

1.系统架构

①　核心服务器安装信发系统、会议室预约系统，系统可与exchange服务器或lotus接口，还可与门禁等第三方系统接口；

②　系统采用B/S架构，工作人员可通过网页方式登录系统，进行查询和预约等操作；

③　在前台、大厅等位置装设综合显示屏，显示所有会议信息；

④　在会议室门口，装设会议室预约屏，显示会议室所有预约信息；

2.前端显示界面示意

会议预约管理系统综合显示屏示意：

综合显示屏能显示所有会议室预约信息，能分屏显示其他内容，如视频、时间、天气、字幕等。

会议预约管理系统会议室门口屏示意：

门口屏能显示当前会议室使用状态，会议开始时自动切换为会议进行状态，会议结束后自动切换为会议空闲状态。能显示当前会议室当日的所有会议状态。

系统功能：

1.会议查看功能

A.查看自己已预约的会议，包括所在会议室、开始时间、结束时间、主题、主讲人、预约时间等信息。

B.查看已通过审核的会议。

查看已被管理员拒绝审核的会议。

2.快速查看会议室排程

在会议室预约功能中，能在一个页面内快速查看到所有会议室的基本状况，其中包括会议室所在地址、容纳人数等，同一界面中能查看当前会议室的会议基本排程。

3.快速预约会议室

通过快速预约会议室功能、只需填写会议主题、主讲人、会议日期、会议时间即可提交预约。如果当前用户是超级管理员、则不需通过审核，会议预约能即时生效；如果当前用户是普通用户，则须提交审核，待审核员审核通过后方能生效。

4.会议审核功能

具备审核权限的用户，进入会议审核功能中，能查看到待审核会议、可对已提交审核的会议进行审核，选择通过或者不通过。通过或者不通过的状态能反馈到预约用户的“我的会议”界面，形成数据互通。

同时审核界面中，能查看已通过会议与审核不通过的会议。

5.会议室管理功能

支持对各间会议室进行管理，支持添加、删除会议室，支持对会议室属性的修改。

6.会议室资产管理功能

各个会议室具备自定义资产配套设施，如投影仪、视频会议、麦克风等设施，可设置收费设施项目。

7.会议室启停功能

支持对会议室设置启用或停用状态，默认为启用状态。若遇到会议室机械性故障或特殊情况时，可对会议预约管理系统内的会议室进行停用，则用户不能对此会议室进行预约。

8.收费管理功能

支持设置各会议室的收费项目；支持会务结算，能用于会议室出租、临时借用时的管理。

9.系统功能

会议预约管理系统必须通过正版文件后方能使用。系统默认使用机器码加密算法生成的文件。同时支持使用硬件密钥方式。

10.样式管理功能

系统支持综合屏与门口屏的显示样式修改，通过自定义模板底图，定义会议室使用中与空闲中的状态显示样式。分辨率支持1024*748、1280*720、1366*768、1920*1080等。

11.门口屏显示界面采用网页显示方式

系统支持对各个会议室的门口屏前端显示界面生成独立的网页地址，界面均采用网页显示技术，能快速被多媒体信息发布系统、外部浏览器调用，实现快速对接，无需二次开发与对接。

界面分辨率能根据显示屏尺寸大小选择适合的分辨率样式。

12.综合屏一览表界面采用网页显示方式

系统自己识别已预约的会议信息，并自动生成综合屏预约一览表。界面均采用网页显示技术，能快速被多媒体信息发布系统、外部浏览器调用，实现快速对接，无需二次开发与对接。

13.邮件通知功能

通过接入邮件服务器，添加各与会人的电子邮箱，实现对与会人发送邮件，提醒会议日程。邮件内容支持自定义。

14.短信通知功能

通过接入短信服务器，添加各与会人的，实现对与会人发送短信，提醒会议日程。短信内容支持自定义。

15.支持手机端登录功能

支持使用安卓、IOS、windows phone等移动设备登录后台。数据与PC端登录保持一致。

16.支持微信公众号接入功能

通过微信公众号对接，可在企业公众号中登录会议预约系统后台进行会议室预约与管理。

17.支持对接OA或外部第三方数据

通过系统接口，采用数据库中转方式，支持对接OA系统或外部第三方数据系统，实现共享用户、共享会议信息、推送数据等功能

18.会议签到功能

在门口屏显示的界面中，通过手机扫描签到二维码，进入签到界面，输入用户手机号，将于后台登记的手机号进行匹配，匹配成功则签到成功。匹配不成功则可选择新增临时签到，成为临时与会人。

19.支持接入多媒体信息发布系统

会议室预约管理系统支持接入多媒体信息发布系统，在会议室门口屏或综合屏上，除了显示会议室预约信息，同时时能对会议屏进行分区显示，显示视频、图片、文字、时间、天气等多媒体数据格式。同时能能各个会议屏进行设备控制管理，如音量控制、开关控制、截图、状态显示、素材管理等功能。