GEM-8001S：无纸化会议系统软件

无纸化会议服务器管理软件功能说明：

无纸化会议系统的管理软件，可在windows系统、麒麟系统、linux系统、统信系统中安装运行。管理的终端软件可在windows系统、Android系统、鸿蒙系统、麒麟系统、linux系统、统信系统等市面常见应用系统中安装运行。无纸化终端可实现跨系统操作。系统支持多个会议室、多个会议的同时管理，通过可视化的页面交互方式，使会议预约、会议配置、议题设置、座次预设操作更加高效，提高无纸化会议的创建、配置的效率，提升会议过程中信息交互、资料管理和会议后资料归档以及资料安全备份的能力。并且，具备会务管理能力，拓展普通为会议室使用时，无需重复建设。

系统管理功能

(1) 组织管理：公司的组织架构具有上级部门、下级部门及上级管理下级的业务需求，系统采用树形结构可以无限级的子节点操作，实现与企业部门或机构的真实对应。组织管理包括组织信息的录入、组织信息的维护、组织与用户对应关系设置。同时，系统还具备与OA系统、钉钉、企业微信等平台数据自动同步功能。

(2) 角色管理：系统中认定角色是一组用户权限的合集，具有权限操作、访问特定资源的行为。系统默认定义角色：超级系统管理员、会议管理员、普通用户。超级系统管理员主要操作功能：用户管理、组织管理、会议室管理、会议室终端管理等；会议管理员主要操作功能：创建会议、配置会议、设备管理、统计分析等；普通用户主要操作功能：通过日历方式展示会议日程安排，查询会议信息、会议资料、参会人员等。

(3) 用户管理：系统管理员可通过用户管理功能，通过信息采集的方式将使用单位包含的所有用户录入或导入系统，可将用户与组织关联。系统具备、用户姓名检索数据的功能；系统通过标准化数据对接模板，与使用单位的用户信息匹配后，通过Excel模板进行用户信息导入。

(4) 会议室类型管理：当使用单位的会议室数量繁多、功能复杂的情形时，需要通过会议室类型对会议室的通途进行标注描述。系统默认配置洽谈室（5人以下无无纸化终端）、小会议室、中会议室、大会议室、视频会议会议室等会议室类型，同时可勾选是否属于无纸化会议室。创建会议室的时候可以选择会议室类型作为筛选条件，便于创建会议时、会议室维护时的快速定位会议室。

(5) 会议室管理：支持多个会议室管理，系统对会议室的基本信息、资产信息、会议室内固定资产进行统一的管理和维护。系统内置可视化组件，实现会议室的布局、固定资产摆放、无纸化终端配置等功能。根据会场平面图设置会议室布局位置，提供桌子、椅子、大门、终端、无纸化终端等控件，可按照会场实际位置进行布局；在会议预约时，使用可视化的方式为参会人员进行排位，可随时位置调换；

(6) 设备对接：会议室可对接智能设备，例如空调、温湿度传感器、新风、中控、门禁、灯光、占空等各类设备，对接后可设置关联设备是否根据会议情况自动开启、自动关闭。

(7) 终端管理：无纸化会议系统具备较强的终端兼容能力，系统适配无纸化会议终端、会议信息显示终端、侯会信息播报终端、会议服务交互终端、信号接入控制器、信号输出控制器、会议标语终端。所有的终端在通过管理软件能自动寻找主机并进行控制管理，实时显示终端的联机状态、运行状态。与会议室绑定后，通过可视化设计器页面，可以配置终端的显示内容、显示背景。终端可进行分组，实现对一组终端的批量化操作应用。

(8) 欢迎界面管理：当会议启动后，无纸化会议终端屏幕所显示的会议欢迎致辞。通过系统管理页面利用可视化组件实现对欢迎界面的自定义设计，可以为每一个会议室设置一个不同的欢迎界面，满足会议室日常开会不同主题显示定制化欢迎致辞的业务需求。

(9) 电子桌牌：电子桌牌用于替代会议室内的塑料夹纸质的桌牌，使参会人员信息显示元素更丰富，内容显示更清晰。系统具有电子桌牌可视化配置功能，可以实现电子桌牌样式的自定义设计，还可以对每一个会议室设置不同的显示界面。

(10) 会议标语管理：会议标语用于召开无纸化会议时大屏幕的默认横幅标语内容的投放，避免会议室内大屏幕显示无信号的尴尬，系统具备会议标语可视化配置功能，可自定义每场会议显示不同的会议标语。

(11) 信发模板管理：利用可视化设计器配置会议信息显示终端的显示内容，可配置视频、甘特图、按钮动作，使会议信息终端配置后具备更符合现场情况的显示模式、操作模式。

(12) 会议通知管理：系统会议创建完毕后，可以通过邮件、短信、电话、微信、钉钉多种方式将会议通知发送给参会人员。会议通知的内容、格式均可配置，管理员可自定义通知模板。

(13) 统计分析：具备会议室报表、可视化统计两种方式，更好的满足管理部门对会议室管理的需要。

(14) 其他设置:在此功能下可对系统进行一些初始化化操作设置，如上传公司LOGO、系统名称等；可以添加会议服务，设置邮件、短信、语音等通知模板；以按钮开关的形式一键操作通知方式、签到方式等设置。

(15) 资源库：以树形结构文件夹的形式存放资料，可支持图片和视频，方便上传会议资源。

(16) 日志管理：详细的记录了所有用户的操作行为，什么人在什么时间做了什么操作。

(17) 安全策略配置：为保障系统的安全，可周期性的设置身份鉴别次数、口令等

(18) 收费规则设置：适用于临时租赁或专门租赁会议室的场所，在此可添加收费规则，编辑收费明细，满足对会议室的特定要求。

会前功能

(1) 会议预约支持PC端、移动端多种方式进行会议预约。PC端实现Web浏览器预约、OA对接预约、Outlook对接预约、Exchange对接预约；移动端支持微信公众号预约、企业微信公众号预约、钉钉预约、HTML5页面预约；

(2) 会议日历：登录无纸化会议服务器管理系统后，默认使用日历的方式展示给用户当月的每天会议日程安排，在有会议的日期内缩略显示会议主题，并且以红色圆点加数字的形式显示会议数量，鼠标移入圆点时，可查看当日的会议信息、会议主题、会议时间等，点击可查看会议详情。

(3) 会议预约：使用单位每个会议室每天均可创建自由时间段的多个会议，便于提升会议室的有效利用率。在会议预约模块能通过会议室名称、会议室类型、会议时间多种方式筛选目标会议室的空闲时间，结合甘特图可视化并加以颜色的显示模式，使管理员能直观看到会议室的空闲时间，点击可预约会议。

(4) 会议创建：会议预约完成后，开始对会议内容进行创建。会议基本信息配置，可以通过组织架构的方式选择多个参会人员，默认匹配参会人员角色，系统可对参会人员选择会议主席、会议秘书两种高级权限角色。在特殊会议的情况下，可对参会人员在会议中使用的无纸化会议终端任何功能进行删减。会议基本信息配置还可以设置会议签到方式、会议提醒功能。

(5) 会议议题配置：在系统中快速输入会议主题即可依次创建多个会议议题，每个议题可批量上传多个会议资料，会议资料可以是Office文档类、PDF类、图片类、视频类文件资源，会议议题通过点击“上下按钮”调节议题顺序，会议资料跟随议题进行调整，系统可设置每个参会人员资料的查看权限。为了使会议适应更多的应用场景每个议题下可配置不同的参会人员。

(6) 人员排位：参会人员座次匹配，逐个选择议题，通过拖拽参会人员的方式，在会议室实际可视化图形布局的页面上摆放参会人员的落座位置。

(7) 会议通知：会议预约申请后，需要对会议申请进行审批，审批通过后利用电话、短信、邮件、钉钉、微信等多种方式，通知预约申请人以及参会人员。会议提醒时长可自定义；

(8) 我的会议管理：可以查看全部已申请的会议，会前可随时上传、补充会议资料；在会议未开始时，还可以修改会议配置、修改欢迎界面、电子桌牌等。

(9) 资料查看：参会人员会前通过会议资料实现资料共享，可随时下载查看；

(10) 周期会议：系统具备周期会议逻辑，如晨会、周例会、项目会周期性较长，可保存为周期会议，重复频率包含每天、每个工作日、每周、每月等；

(11) 会议启动：会议即将接近预约时间，并且当前会议室没有被其他会议占用时，会议管理员角色在我创建的会议列表中点击启动按钮，会议室内的无纸化终端开始执行升降屏升起、无纸化客户端软件启动等操作。

(12) 会议取消：在会议启动之前，可以将会议取消，会议取消后会议室在此时段可以被其他会议管理员预约其他会议。

(13) 微信对接：关注微信公众号后，可快速对本公司的会议室进行会议预约；公众号接收推送会议邀请通知；

(14) 钉钉对接：动态更新企业组织架构及企业用户基本信息；接收推送的会议邀请通知；系统接收终端用户的会议反馈信息；

会中功能

(1) 会议延后：在会议召开的过程中，经常会遇到会议拖延未按照会议预约时间结束会议这种情况，系统允许这种实际情况的发生。当上一会议未结束，影响到本次会议进行时，会议管理员可以在这种情况下选择会议延后，在重新预约当前会议室向后的一个时间段召开会议，保证会议的合理安排。

(2) 候会播报：在会议召开的过程中，可里利用候会信息屏语音播报使参会人员让参会人员明确自己的会议室和会议开始时间，确保参会人员准时、有序入场。

(3) 会议标语：在会议召开的过程中，可远程切换会议室内会议标语的显示内容及模板。

会后功能

(1) 资料整理：会议资料分为会前资料、会中资料、会后资料三个部分；会前资料为会议管理员创建会议配置会议议题的时候上传的所有资料，也可以叫做会议资料源文件。会中资料分为电子白板资料、会议批注资料、会议纪要三个部分，每一位参会人员所保存的电子白板内容，会议过程中对会议资料标注的内容，会议秘书记录的会议纪要都会自动保存，存储在会中资料部分。同时，会议秘书在会议过程中使用会议纪要功能所记录的内容，也保存在会中资料内。会后资料的整理主要为补充的资料，可以在资料整理功能中通过上传的方式补充会后资料。